Privacyverklaring

1. Contactgegevens

• Naam: ETIntell
• Adres: Laan van Zuid Hoorn 35, 2289 DC Rijswijk
• E-mail: info@etintell.eu

Voor vragen over deze privacyverklaring of voor verzoeken over persoonsgegevens kan contact worden opgenomen via het bovenstaande e-mailadres.

2. Welke persoonsgegevens verwerkt ETIntell?

ETIntell verwerkt alleen persoonsgegevens die nodig zijn voor het aanbieden van de website, de applicatie, abonnementen, betalingen, communicatie en het verbeteren van de dienstverlening. Het gaat daarbij in de praktijk om de volgende categorieën persoonsgegevens:

2.1 Account- en profielgegevens

• naam
• e-mailadres
• versleuteld wachtwoord
• organisatie of bedrijfsnaam, voor zover opgegeven
• profielinstellingen, zoals voorkeuren of notificatie-instellingen

2.2 Abonnements- en betaalgegevens

• gekozen abonnement of pakket
• factuurgegevens, zoals tenaamstelling, adresgegevens en btw-nummer indien van toepassing
• betaalstatus, factuurhistorie en transactiereferenties via de betaalprovider
• looptijd, startdatum en einddatum van het abonnement

2.3 Communicatiegegevens

• gegevens die worden verstrekt bij contact per e-mail of contactformulier
• inhoud van supportverzoeken of andere correspondentie
• gegevens die nodig zijn voor serviceberichten over account, abonnement of belangrijke wijzigingen
• gegevens die worden gebruikt voor nieuwsbriefinschrijving en communicatievoorkeuren

2.4 Gebruiks-, log- en analysegegevens

ETIntell gebruikt analytics en loggegevens om de website en dienstverlening te beveiligen, te beheren en te verbeteren. Daarbij kan het onder meer gaan om IP-adres, browser- en apparaatgegevens, datum en tijd van bezoek, bezochte pagina's, sessiegegevens en herkomstinformatie zoals referrer-URL's.

2.5 CRM- en relatiegegevens

ETIntell gebruikt software voor relatiebeheer. Daarin kunnen zakelijke contactgegevens van klanten, prospects, inschrijvende partijen en aanbestedende diensten worden verwerkt, zoals naam, zakelijk e-mailadres, functie, organisatie en contacthistorie, voor zover dat relevant is voor relatiebeheer, dienstverlening of zakelijke communicatie.

2.6 Geen uploads van documenten

Gebruikers kunnen binnen de ETIntell-app geen documenten, aanbestedingsstukken of andere bestanden uploaden. ETIntell verwerkt daarom via de applicatie geen door gebruikers geüploade documenten of bijlagen.

3. Voor welke doeleinden gebruikt ETIntell persoonsgegevens?

ETIntell verwerkt persoonsgegevens alleen voor duidelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden.

3.1 Dienstverlening en accountbeheer

Persoonsgegevens worden gebruikt voor het aanmaken en beheren van accounts, het beschikbaar stellen van toegang tot de website en applicatie, het opslaan van profielinstellingen, het beveiligen van accounts en het technisch laten functioneren van de dienst.

3.2 Abonnementen, facturatie en betalingen

Persoonsgegevens worden gebruikt voor het afsluiten, beheren en verlengen van abonnementen, voor facturatie, betalingsverwerking, administratie en het voldoen aan fiscale of andere wettelijke verplichtingen.

3.3 Communicatie en support

ETIntell gebruikt persoonsgegevens om vragen te beantwoorden, support te verlenen, serviceberichten te versturen en gebruikers te informeren over belangrijke wijzigingen in de dienstverlening, voorwaarden of beveiliging.

3.4 Verbetering van website en dienstverlening

ETIntell gebruikt gebruiks- en analysegegevens om inzicht te krijgen in het gebruik van de website en applicatie, om prestaties, gebruiksvriendelijkheid en inhoud te verbeteren en om storingen of misbruik te detecteren. Hiervoor kan onder meer Google Analytics worden gebruikt.

3.5 Marketing en communicatie op basis van gerechtvaardigd belang

ETIntell kan zakelijke contactgegevens, waaronder e-mailadressen van inschrijvende partijen en aanbestedende diensten, gebruiken om informatie te verstrekken over diensten, inzichten en ontwikkelingen die relevant zijn voor hun rol in het aanbestedingsproces. ETIntell baseert deze verwerking in beginsel op haar gerechtvaardigd belang om haar dienstverlening onder de aandacht te brengen bij organisaties die beroepsmatig betrokken zijn bij aanbestedingen.

ETIntell beoordeelt daarbij steeds of deze verwerking noodzakelijk is, of de inhoud van de communicatie voldoende relevant is voor de ontvanger en of de impact op de persoonlijke levenssfeer beperkt blijft. De communicatie wordt daarom beperkt tot zakelijke contactgegevens en tot informatie die aansluit bij de professionele context waarin deze gegevens beschikbaar zijn gekomen. Ontvangers kunnen te allen tijde bezwaar maken tegen deze verwerking en zich eenvoudig afmelden voor verdere communicatie.

Voor zover voor elektronische marketingcommunicatie aanvullende toestemming vereist is op grond van de Telecommunicatiewet of andere toepasselijke regelgeving, zal ETIntell die toestemming vragen of de communicatie beperken tot gevallen waarin een wettelijke uitzondering van toepassing is.

4. Op welke rechtsgronden is de verwerking gebaseerd?

ETIntell baseert de verwerking van persoonsgegevens op een of meer van de volgende rechtsgronden uit de AVG:

• Uitvoering van een overeenkomst: voor het aanmaken en beheren van accounts, het leveren van de dienstverlening, het uitvoeren van abonnementen en het verwerken van betalingen.
• Toestemming: voor zover vereist, bijvoorbeeld voor nieuwsbriefinschrijvingen, bepaalde marketingcommunicatie of specifieke cookies.
• Gerechtvaardigd belang: voor het beveiligen en verbeteren van de dienstverlening, relatiebeheer, beperkte zakelijke marketing en andere verwerkingen waarbij het belang van ETIntell zwaarder weegt dan de privacy-impact voor betrokkenen, na een zorgvuldige afweging.
• Wettelijke verplichting: voor het voldoen aan fiscale, administratieve en andere wettelijke verplichtingen.

5. Cookies en vergelijkbare technieken

ETIntell gebruikt functionele en analytische cookies en vergelijkbare technieken om de website goed te laten werken en om inzicht te krijgen in het gebruik ervan. Voor analytische doeleinden kan ETIntell gebruikmaken van Google Analytics.

Voor zover cookies niet strikt noodzakelijk zijn, zal ETIntell hiervoor toestemming vragen via een cookiebanner of cookie-instellingen. ETIntell kan aanvullende informatie over cookies opnemen in een afzonderlijke cookieverklaring.

6. Met wie worden persoonsgegevens gedeeld?

ETIntell verkoopt geen persoonsgegevens aan derden. Gegevens worden alleen gedeeld als dat nodig is voor de uitvoering van de dienstverlening, de bedrijfsvoering, communicatie, betalingen, beveiliging of wanneer ETIntell daartoe wettelijk verplicht is.

Persoonsgegevens kunnen onder meer worden gedeeld met:

• Hosting- en IT-dienstverleners voor het hosten, beveiligen en beheren van website en applicatie;
• Leveranciers van gebruikte plugins voor websitefunctionaliteit en contentbeheer;
• Analytics-dienstverleners zoals Google Analytics voor statistische en gebruiksanalyses;
• E-mail- en nieuwsbriefdienstverleners voor serviceberichten en nieuwsbrieven;
• CRM-dienstverleners voor relatiebeheer en zakelijke communicatie;
• Betaal- en facturatiedienstverleners voor abonnementen, betalingen en financiële administratie.

Met verwerkers worden waar nodig verwerkersovereenkomsten gesloten. Als persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, zorgt ETIntell voor passende waarborgen, zoals standaardcontractbepalingen of een andere rechtmatige doorgiftegrond onder de AVG.

7. Hoe lang bewaart ETIntell persoonsgegevens?

ETIntell bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht of toegestaan is.

Indicatief kunnen de volgende termijnen worden gehanteerd:

• Account- en profielgegevens: zolang het account actief is en gedurende een beperkte periode daarna voor administratie, beveiliging en afhandeling;
• Abonnements- en factuurgegevens: ten minste 7 jaar, voor zover vereist op grond van fiscale bewaarplichten;
• Communicatie- en supportgegevens: zolang nodig is voor afhandeling en een redelijke periode daarna voor bewijs- en kwaliteitsdoeleinden;
• Nieuwsbrief- en marketingvoorkeuren: totdat bezwaar wordt gemaakt of toestemming wordt ingetrokken, met beperkte bewaargegevens om afmeldingen te respecteren;
• Analytics- en loggegevens: gedurende een beperkte termijn die past bij het doel van beveiliging, analyse en optimalisatie.

8. Hoe beveiligt ETIntell persoonsgegevens?

ETIntell neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang, ongewenste openbaarmaking en onrechtmatige verwerking.

Deze maatregelen kunnen onder meer bestaan uit:

• Gebruik van beveiligde verbindingen (zoals TLS/https);
• Beperking van toegang tot persoonsgegevens tot personen die deze gegevens nodig hebben voor hun werkzaamheden;
• Versleutelde opslag van wachtwoorden;
• Beveiligingsupdates, logging en monitoring van relevante systemen;
• Passende contractuele afspraken met leveranciers en verwerkers.

9. Welke rechten hebben betrokkenen?

Betrokkenen hebben onder de AVG verschillende rechten ten aanzien van hun persoonsgegevens. Deze rechten omvatten onder meer het recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van verwerking, bezwaar tegen verwerking en, in bepaalde gevallen, dataportabiliteit.

Wanneer een verwerking is gebaseerd op toestemming, kan die toestemming op elk moment worden ingetrokken. Wanneer een verwerking is gebaseerd op gerechtvaardigd belang, kan bezwaar worden gemaakt tegen die verwerking. Voor marketingcommunicatie geldt bovendien dat in iedere relevante e-mail een afmeldmogelijkheid wordt opgenomen.

Verzoeken kunnen worden gericht aan info@etintell.eu. ETIntell kan aanvullende informatie vragen om de identiteit van de verzoeker vast te stellen. Ook bestaat het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Minderjarigen

De diensten van ETIntell zijn niet gericht op personen jonger dan 16 jaar. ETIntell beoogt niet bewust persoonsgegevens van minderjarigen te verzamelen. Als ETIntell constateert dat dit toch is gebeurd, zullen passende maatregelen worden genomen om deze gegevens te verwijderen.

11. Wijzigingen in deze privacyverklaring

ETIntell kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld vanwege wijzigingen in de dienstverlening, gebruikte tools of toepasselijke wet- en regelgeving. De meest actuele versie wordt steeds op de website gepubliceerd, met vermelding van de datum van de laatste wijziging.

Bij wezenlijke wijzigingen kan ETIntell gebruikers daar actief over informeren, bijvoorbeeld per e-mail of via een melding op de website of in de applicatie.